Versie 2024.01
Vandelanotte hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert uw privacy. Deze privacyverklaring is bedoeld om u te informeren over hoe wij uw gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen volgens de geldende wetgeving.
Huidige Privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door de NV Vandelanotte, de NV Callens Vandelanotte en de verbonden ondernemingen in de zin van art. 1:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna “Vandelanotte”).
Volgende ondernemingen vallen binnen de Vandelanotte groep:
NV Vandelanotte, met zetel te 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A, en ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 0876.286.023;
NV Callens Vandelanotte, met zetel te 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A, en ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 0433.608.707;
BV Vandelanotte ++, met zetel te 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A, en ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 0429.311.112;
BV Callens, Vandelanotte & Theunissen, met zetel te 2600 Antwerpen, Grotesteenweg 214/9, en ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 0427.897.088;
BV Accountancy 4 Foreigners, met zetel te 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A, en ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 0738.722.091;
BV Le Doux & Mortelmans, met zetel te 8500 Kortrijk, President Kennedypark 1A, en ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 0405.482.863;
BV Horsum, met zetel te 9830 Sint-Martens-Latem, Kortrijksesteenweg 48 bus 2, en ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 0839.254.589;
Cogitax SRL, met zetel te 1020 Brussel, Esplanade 1/85, en ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 0870.205.905;
BV Callens, Vandelanotte & Wouters, met zetel te 2600 Antwerpen, Grotesteenweg 214/9, en ingeschreven in het rechtspersonenregister onder het nummer 0476.381.945.
Vandelanotte verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreekse relatie hebben, gehad hebben of in de toekomst wensen te hebben.
Het gaat dus zowel om gegevens van onze huidige cliënten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële cliënten en potentiële werknemers.
Het gebruik van uw persoonsgegevens is steeds afhankelijk van diverse doeleinden:
Als lid van een beroepsorganisatie (ITAA/IBR) is Vandelanotte onderworpen aan de antiwitwaswetgeving. In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een klantenacceptatieprocedure te doorlopen. Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij uw identificatiegegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, btw-nummer en vragen wij een kopie op van uw identiteitskaart.
Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in de wettelijke verplichting die op ons rust.
Vandelanotte verzamelt tevens persoonsgegevens om de gevraagde diensten aan u of onze klanten te kunnen leveren.
Zo verzamelen wij sociaal-demografische gegevens (bijvoorbeeld uw burgerlijke staat en gezinssituatie), financiële gegevens (bijvoorbeeld uw inkomsten en bezittingen), persoonlijke kenmerken (bijvoorbeeld leeftijd en geslacht), leefgewoonten (bijvoorbeeld informatie omtrent sociale contacten of ongevallen), lidmaatschappen (bijvoorbeeld van een vereniging of organisatie), woningkenmerken (bijvoorbeeld de huurprijs of de lasten), gegevens omtrent opleiding en vorming (bijvoorbeeld gevolge beroepsopleidingen en lidmaatschap in beroepsorganisaties), gegevens omtrent beroep en betrekking (bijvoorbeeld uw huidige werkgever of gegevens in het kader van bedrijfsgeneeskunde).
Gezien onze uitgebreide dienstverlening kan de manier waarop we persoonsgegevens verwerken variëren, al naargelang de dienst(en) waar de klant beroep op doet. Zo verwerken wij bijvoorbeeld persoonsgegevens van werknemers van onze klant, over de medewerkers en klanten van een klant tijdens het voeren van een audit voor een klant, over de klanten van een klant bij het voeren van de boekhouding, over familieleden van een klant tijdens het adviseren in het kader van vermogensplanning.
Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van onze overeenkomst met onze klant.
Vandelanotte verwerkt persoonsgegevens teneinde haar eigen boekhouding en facturatie te kunnen onderhouden. Het gaat hier om identificatiegegevens en factuurgegevens.
Deze verwerking behoort enerzijds tot het gerechtvaardigd belang van Vandelanotte, met name de mogelijkheid om haar administratie bij te houden en betaling te bekomen van de door haar geleverde diensten en anderzijds rust er een wettelijke verplichting op Vandelanotte om haar boekhouding te voeren.
Vandelanotte verwerkt persoonsgegevens voor het uitsturen van nieuwsbrieven over onze producten en diensten waarvan wij denken dat zij voor u van belang kunnen zijn.
Het versturen van nieuwsbrieven naar onze klanten behoort tot ons gerechtvaardigd belang. Het is zowel in uw als in ons belang dat onze klanten op de hoogte worden gehouden van onze activiteiten en nieuwe diensten.
Wanneer u nieuwsbrieven van ons ontvangt, beschikt u evenwel steeds over de mogelijkheid om uw voorkeuren aan te passen dan wel om u integraal uit te schrijven van onze nieuwsbrieven. In dergelijk geval kiest u er uitdrukkelijk voor om geen nieuwsbrieven en andere mailings van Vandelanotte meer te ontvangen. U zal wel steeds communicatie inzake het tijdig aanleveren van documenten en/of informatie m.b.t. bijvoorbeeld de aangifte personenbelasting blijven ontvangen.
Vandelanotte verzamelt persoonsgegevens met het oog op rekrutering van nieuwe medewerkers.
Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in enerzijds de toestemming van de kandidaat-medewerker en anderzijds het gerechtvaardigd belang van Vandelanotte om de geschikte kandidaat voor een vacature aan te werven.
Indien u geen klant bent bij Vandelanotte maar toch op de hoogte wenst te worden gehouden van onze dienstverlening en activiteiten dan kan u zich steeds inschrijven voor ons nieuwsbrieven. In dit geval verwerken wij uw persoonsgegevens louter mits uw toestemming. U beschikt steeds over de mogelijkheid om uw voorkeuren aan te passen dan wel uw toestemming opnieuw in te trekken door gebruik te maken van de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
Indien u klant bent bij Vandelanotte kunnen wij uw profiel aanvullen met gegevens die wij halen uit onze CRM en ERP systemen of andere bronnen van informatie. Tevens hebben wij toegang tot gegevens die beschikbaar zijn op publiek toegankelijke bronnen zoals de Nationale Bank, KBO en het Belgisch Staatsblad.
Wanneer u onze kantoorgebouwen betreedt dan kan u worden gefilmd. Deze camerabeelden dienen louter ter beveiliging van onze kantoorgebouwen.
Het behoort tot ons gerechtvaardigd belang om deze gegevens te verwerken in het kader van de beveiliging van onze infrastructuur, onze werknemers en klanten.
Vandelanotte verwerkt alle hoger vermelde persoonsgegevens indien nodig om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, alsmede om te voldoen aan een legitiem verzoek van bevoegde ambtenaren of vertegenwoordigers van de politie, justitiële autoriteiten, overheidsinstanties of -organen, waaronder gegevensbeschermingsautoriteiten, waarvoor wij ons beroepen op onze wettelijke verplichtingen.
Vandelanotte verwerkt al de persoonsgegevens hoger vermeld indien nodig om bedrijfstransacties voor te bereiden en uit te voeren, zoals fusies, overnames of splitsingen waarvoor wij ons baseren op ons rechtmatig belang om dergelijke transacties aan te gaan.
Vandelanotte kan ook zogenaamde ‘bijzondere categorieën’ (art. 9 AVG) van persoonsgegevens verzamelen, bijvoorbeeld medische gegevens (in het kader van vermogensplanning of andere optimalisaties). Deze gegevens worden slechts verwerkt mits uw uitdrukkelijke toestemming.
De soorten persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen verschillen naargelang de diensten die wij aan u of aan onze klant leveren.
Uw gegevens worden in geen geval voor commerciële doeleinden gedeeld met derden.
Binnen de Vandelanotte groep springen wij zeer zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en delen wij alleen de gegevens die nodig zijn om u de beste dienstverlening te bieden. Zo kunnen uw gegevens gedeeld worden tussen de diverse entiteiten van de Vandelanotte groep, zoals hoger omschreven, indien dit nodig is voor administratieve doeleinden of om onze diensten waar u beroep op wenst te doen te kunnen leveren.
In het geval van reorganisaties binnen de Vandelanotte groep, kan Vandelanotte de persoonsgegevens delen in verband met de overdracht van de entiteit waarop de gegevens betrekking hebben.
Vandelanotte heeft maatregelen getroffen om te waarborgen dat persoonsgegevens die binnen Vandelanotte worden uitgewisseld of gedeeld, beschermd zijn.
Soms zijn wij wettelijk verplicht om uw persoonsgegevens te delen met externe partijen, met name aan volgende derden:
Publieke autoriteiten en regelgevende instanties wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om klantengegevens mee te delen of bekend te maken, zoals de belastingadministratie.
Gerechtelijke of onderzoeksinstanties, zoals politie, openbaar ministerie …
Daarnaast zijn er ook derden aan wie wij niet wettelijk verplicht zijn om persoonsgegevens door te geven, maar op wie wij voor veel van de diensten die wij verlenen beroep doen:
Dienstverleners die ons helpen bij:
- Het ontwerp en onderhoud van onze internettools en applicaties;
- Het beheer van onze servers.
Sociale media toepassingen waar wij gebruik van maken:
Op onze website maken wij gebruik van sociale media toepassingen. Wij willen er u op wijzen dat alle persoonsgegevens die u meedeelt aan deze sociale media toepassingen kunnen worden gelezen, verzameld en gebruikt door andere gebruikers van deze toepassingen. Vandelanotte heeft weinig of geen controle over deze andere gebruikers en kan daarom niet garanderen dat alle sociale media toepassingen deze Privacyverklaring naleven.
Vandelanotte heeft diverse beveiligingsmaatregelen ontwikkeld zodat uw persoonsgegevens veilig, correct en up to date gehouden worden. Specifiek trachten wij ongeautoriseerde toegang tot of ongeautoriseerde aanpassing, openbaarmaking of vernietiging van persoonsgegevens die in ons bezit zijn te vermijden.
Wij houden uw persoonsgegevens niet langer bij dan noodzakelijk voor de uitoefening van onze activiteiten en het verlenen van onze diensten, tenzij wij omwille van een wettelijke verplichting uw persoonsgegevens langer dienen bij te houden of omdat de periode waarbinnen een rechtsvordering kan worden ingesteld nog loopt.
Uw klantendossier wordt in elk geval niet langer bijgehouden dan tot 10 jaar na het beëindigen van onze klantenrelatie.
U beschikt over diverse rechten aangaande de persoonsgegevens die wij verwerken:
U beschikt over het recht om bevestiging te krijgen dat wij persoonsgegevens over u verwerken en om kosteloos een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u bewaren.
U heeft het recht om te vragen dat wij de persoonsgegevens die wij over u hebben bijwerken of dat we eventuele foutieve persoonsgegevens corrigeren of aanvullen.
U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen. U erkent hierbij dat bij een verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten niet geleverd kunnen worden.
U kan ons ook verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. U dient dit verzoek evenwel te motiveren.
U kan zich ook uitdrukkelijk verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, hiervoor hoeft u geen motivatie op te geven.
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Tevens beschikt u over het recht om deze gegevens aan andere verantwoordelijken voor de verwerking te doen overdragen.
U beschikt te allen tijde over het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken (op voorwaarde dat de verwerking gebaseerd is op uw toestemming).
U beschikt ook over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 BRUSSEL
Tel. 02/274.48.00
Fax. 02/274.48.35
Indien u bovenstaande rechten wenst uit te oefenen, dan kunt u zich richten tot dpo@vdl.be. Alvorens aan uw verzoek te voldoen, kunnen wij u vragen om een identiteitsbewijs voor te leggen.
Onze Privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen. Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven.
Indien u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Vandelanotte dan kan u hiervoor terecht bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) via dpo@vdl.be of via brief aan DPO Vandelanotte - Pres. Kennedypark 1A 8500 Kortrijk.