Auteursrechten: is uw contract bestand tegen toekomstige controles?

Het begrip ‘auteursrechtelijk werk’

Voor een overzicht van de fiscale regels die door het hanteren van verschillende grensbedragen en percentages beperkingen stellen aan het maximaal uit te keren bedrag, verwijzen we u graag door naar het eerder verschenen artikel Auteursrechten na de fiscale hervorming. Los daarvan is de strikte interpretatie van het begrip ‘auteursrechtelijk werk’ de grootste beperking voor het uitkeren van vergoedingen. De afgelopen jaren werd dit begrip breed geïnterpreteerd waardoor bijvoorbeeld ook IT-consultants een deel van hun gefactureerde prestaties als vergoedingen voor auteursrechten konden bestempelen. Nu lijkt de fiscale administratie dit aan banden te leggen door terug te keren naar de essentie van het begrip: een werk wordt slechts beschermd door het auteursrecht wanneer het werk resultaat is van een creatieve activiteit, het werk uitgedrukt is in een concrete vorm (het moet zintuiglijk waarneembaar zijn) en het werk origineel is (het moet de persoonlijkheid of creatieve geest van de auteur weerspiegelen).

De strikte toepassing van dit begrip deed ons vrezen dat auteursrechten zouden worden ingeperkt tot de voor de hand liggende sectoren zoals kunst, muziek/filmproducties, podiumkunsten, etc. Uit controles bleek echter dat deze vrees onterecht is en in sectoren zoals virtual reality-games, app-ontwikkeling, productfotografie en media-presentatie vergoedingen voor auteursrechten nog steeds werden aanvaard, voor zover aan alle andere voorwaarden voldaan werd en in het bijzonder dat het werk daadwerkelijk kwalificeerde als auteursrechtelijk beschermd.

Wees zo specifiek mogelijk

Om te motiveren dat uw werk auteursrechtelijk beschermd is, omschrijft u duidelijk in uw contract wat u precies creëert zodat uit die beschrijving af te leiden valt dat uw werk voldoet aan de voorwaarden om auteursrechtelijk beschermd te zijn. Vage, algemene beschrijvingen zijn verleden tijd. Kan u geen specifieke werken definiëren die voldoen aan de drie voorwaarden hierboven beschreven? Dan overweegt u beter om geen vergoedingen voor auteursrechten meer uit te keren of gebruik te maken van de graduele overgangsregeling.

Schriftelijke overeenkomst

In een aantal controles werd het huidige contract aanvaard voor het verleden, maar werden bijkomende eisen gesteld voor de toekomst. Hoewel er nog geen duidelijke consistentie valt af te leiden, lijkt  er wel een zekere rode draad te zijn. Men hanteert een strikte toepassing van de voorwaarden voor overdracht van auteursrechten die eigenlijk al jaren in de wet verankerd zijn.

Allereerst moeten “ten aanzien van de auteur alle contracten schriftelijk worden bewezen”. Zonder schriftelijke overeenkomst val je meteen door de mand, want dit is één van de eerste zaken die consistent wordt opgevraagd bij controle of een vraag om inlichtingen.

Bepaling van de vergoeding

De vergoeding die wordt toegekend in ruil voor de licentie of concessie op het auteursrechtelijk werk moet in verhouding staan tot de omzet, kosten en winst die daadwerkelijk door het werk gerealiseerd worden. Het is daarom aan te raden de formule om de vergoeding te bepalen, mee op te nemen in de overeenkomst en daarbij zoveel mogelijk de terminologie uit de fiscale wetgeving te hanteren. Sommige controleurs gingen zelfs nog een stap verder en eisten dat bij creatie van verschillende soorten werk, in het contract een opdeling van de vergoeding wordt opgenomen pro rata de tijd die de auteur aan elke soort werk spendeerde. Spendeert een auteur bijvoorbeeld gemiddeld 80% van zijn arbeidstijd aan creatief werk (de overige 20% is hij bezig met administratie) waarvan 50% aan het schrijven van teksten, 20% aan het maken van designs en 10% aan het componeren van muziek, dan moet de totale vergoeding voor elk van deze werken in dezelfde verhouding worden opgedeeld en als dusdanig worden opgenomen in het contract.

Overeenkomst van bepaalde duur

Voorts bepaalt artikel XI.167 WER dat “De overdracht of de licentie van de vermogensrechten betreffende toekomstige werken geldt slechts voor een beperkte tijd en voor zover het genre van de werken waarop de overdracht of de licentie betrekking heeft, bepaald is.” In een aantal controles werd aldus geëist dat de overeenkomst van onbepaalde duur werd aangepast naar een overeenkomst van beperkte duur. Een duurtijd van drie jaar werd daarbij als acceptabel beschouwd. Interessant detail: de stilzwijgende (en dus automatische) verlenging van een overeenkomst van bepaalde duur werd niet aanvaard, aangezien dit in de praktijk neerkomt op een overeenkomst van onbepaalde duur. De overeenkomst kon enkel voorzien in uitdrukkelijke verlenging.

Omschrijving van de concrete exploitatievormen

Ook de exploitatievormen waarvoor het werk gebruikt mag worden, dienen duidelijk te worden vermeld: “Voor elke exploitatiewijze moeten de vergoeding voor de auteur, de reikwijdte en de duur van de overdracht of de licentie uitdrukkelijk worden bepaald.” Eerder formuleerden we deze zo ruim mogelijk, zodat alle mogelijke exploitatievormen gedekt zouden zijn. In controles kregen we vervolgens de opmerking dat enkel de exploitatievormen die in deze context van toepassing zijn, in de overeenkomst opgenomen mogen worden. Ook dit lijkt ons opnieuw een correcte toepassing van wat reeds door de wet bepaald is. Overeenkomsten met betrekking tot nog onbekende exploitatievormen zijn per definitie uitgesloten.

Conclusie

Op juridisch vlak is de wetgeving omtrent auteursrechten dus niet ingrijpend gewijzigd. Het is vooral in de toepassing ervan dat de fiscale administratie een veel strenger standpunt lijkt in te nemen dan in het verleden. De tijd waarin de fiscus genoegen nam met een schriftelijke overeenkomst met ruime, (te) algemene bepalingen lijkt voorgoed voorbij. Keert u in de toekomst nog vergoedingen voor auteursrechten uit, zorg dan dat uw contract voldoende details bevat en toegepast is op uw specifieke situatie. Besteed daarbij voldoende aandacht aan de omschrijving van de verschillende soorten werken, de exploitatievormen, de berekening van de vergoeding en de opdeling daarvan tussen de gerealiseerde werken onderling naargelang uw tijdsbesteding per soort werk.

Heeft u hier vragen over? Neem dan zeker contact op met één van onze specialisten.