België vraagt identificatie in UBO-register tegen 30/09/2019

Welke entiteiten komen in het register?

Er zijn drie categorieën informatieplichtigen. Hierbij worden de vennootschappen ruim geïnterpreteerd. Zo moeten niet alleen de klassieke vormen, maar ook de vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid zoals de maatschappen in het register verschijnen. Concreet gaat het om volgende categorieën:

• Vennootschappen
• (Internationale) vzw’s en stichtingen 
• Trusts, fiducieën of gelijkaardige juridische entiteiten

Wie zijn de UBO(-vennootschappen)?

Vennootschappen zagen de term UBO in het verleden natuurlijk al vaker opduiken. Zowel banken als accountants, notarissen en anderen klopten hiervoor al bij hen aan. Onder UBO wordt als officieel geldende definitie verstaan: ‘de natuurlijke personen die de uiteindelijke eigenaars zijn van of zeggenschap hebben over de vennootschap’. De identificatie van deze personen gebeurt trapsgewijs:

• Natuurlijke personen die een ‘toereikend percentage van de stemrechten houden’, waarbij het (on)rechtstreeks in handen hebben van meer dan 25 procent van de stemrechten geldt als een indicatie van een toereikend percentage. Bij een onrechtstreekse band moeten ook de tussenstappen geïdentificeerd worden. 
• Natuurlijke personen die zeggenschap hebben over de vennootschap via andere middelen, zoals via stemafspraken, al dan niet opgenomen in aandeelhoudersovereenkomsten.
• Natuurlijke personen die behoren tot het hoger leidinggevend personeel, indien er via de twee bovenstaande methodes geen UBO aan te duiden blijkt.

Timing

Het KB voorziet in een inwerkingtreding op 31 oktober 2018. Zoals hierboven werd aangehaald, geldt 30 september 2019 als ultieme deadline om de nodige gegevens in te vullen. Ook daarna geldt dat, indien er een wijziging plaatsvindt op vlak van de UBO, ook dit binnen de maand in het register moet worden aangepast.

Toegang tot het register

Hoewel er oorspronkelijk sprake was van een vrij beperkte toegang tot het register, blijkt de uitgangspositie uiteindelijk een heel publiek karakter te hebben. Volgende personen hebben toegang tot het register:

• De bevoegde autoriteiten, zoals belastingautoriteiten
• Onderworpen entiteiten in het kader van het hen opgelegde cliëntenonderzoek (voor entiteiten die onder het preventief luik van de Witwaswet vallen)
• Elke burger (bij opzoekingen van verenigingen en trusts (categorie 2 en 3) moet een legitiem belang aangetoond worden)

Burgers zullen de opzoeking van de UBO’s van vennootschappen enkel kunnen doen op de vennootschap zelf (via naam of ondernemingsnummer). Het is dus niet mogelijk om de naam van een natuurlijke persoon in te geven en zo na te gaan van welke vennootschap(pen) die UBO is. Daarnaast wordt ook de toegang beperkt. De voornaam, het rijksregisternummer, de exacte geboortedatum en het adres van de UBO blijven voor burgers niet raadpleegbaar. Zowel de onderworpen entiteiten als burgers moeten overigens betalen voor een opzoeking in het register.

Zijn er sancties?

Naast de algemeen geldende vennootschapsrechtelijke geldboete van 400 tot 40.000 euro, voorziet de specifieke wetgeving omtrent het UBO-register ook in boetes. De boetes kunnen variëren tussen 250 en 50.000 en worden, net als de vennootschapsrechtelijke sancties, opgelegd aan de bestuurders zelf.

In afwachting van het platform

Omdat de termijn om het nodige te doen behoorlijk kort is, bereidt u zich best al voor. Zo kunt u aan de hand van de bijlagen in dit artikel alvast de UBO’s identificeren. Daarnaast is het ook nuttig om na te gaan of uw bestuurders correct zijn opgenomen in de KBO. Zij, maar ook andere gevolmachtigden, zullen het UBO-register voor uw vennootschap, vereniging of trust kunnen invullen.

Update

Als gevolg van een ingrijpen van de FOD Financiën, geldt niet meer de eerder vooropgestelde deadline van 30 november 2018. De nieuwe uiterste datum werd vastgelegd op 30 september 2019. De UBO(‘s) van uw entiteit kan u vanaf 1 oktober 2018 registreren via MyMinfin. 

De nodige informatie om deze registratie in orde te brengen, kan u vinden in ons eerder verschenen artikel en in de bijhorende bijlagen. Uiteraard kunnen onze specialisten bij Vandelanotte u ook bijstaan in deze stappen.Vanaf eind oktober zullen we u overigens nog meer van dienst kunnen zijn. Rond deze periode wordt namelijk de mogelijkheid verwacht om externe volmachten te geven. Door middel van deze volmacht zal u op Vandelanotte een beroep kunnen doen om al het nodige voor u te doen, inclusief de registratie in het UBO-register zelf.

Praktisch

Hieronder vindt u per categorie terug hoe u kan bepalen wie nu juist de UBO(‘s) is/zijn. Daarnaast vindt u ook terug welke informatie over de UBO vermeld zal moeten worden. 

Mocht u hierover vragen hebben, dan kunt u steeds contact opnemen met onze specialisten via contact@vdl.be.