Nieuwe wetgeving inzake transfer pricing documentatie

Aan de basis van deze nieuwe documentatieverplichtingen ligt het BEPS-Actieplan, dat in 2013 op vraag van de G20 door de OESO werd ontwikkeld. Het actieplan bestaat uit 15 actiepunten die samen het uithollen van de belastbare basis en het verschuiven van winsten naar landen met een gunstiger belastingregime moeten tegengaan. Actiepunt 13 focust op een verhoogde transparantie door middel van een herziening van de regelgeving betreffende verrekenprijsdocumentatie. Om de doelstellingen van dit actiepunt te kunnen bereiken, adviseert de OESO een drie-trapsgewijze aanpak in de uitwerking van de documentatieverplichtingen: een landenrapport ('Country-by-Country Report' of 'CBC-Report'), een groepsdossier ('Master File') en een lokaal dossier ('Local File').

Het landenrapport 

Alleen multinationale groepen met een geconsolideerde bruto-omzet van minstens 750 miljoen euro zijn verplicht een dergelijk landenrapport, met daarin een overzicht van hun wereldwijde activiteiten, op te stellen en in te dienen. In principe is dit de taak van de uiteindelijke moederentiteit. In bepaalde gevallen kan een Belgische groepsentiteit verplicht worden op te treden als surrogaatmoederentiteit. Hieraan gekoppeld heeft de Belgische wetgever een notificatieplicht ingevoerd voor de Belgische groepsentiteiten. Deze laatste moeten uiterlijk op de laatste dag van het boekjaar van de multinationale groep de identiteit en de jurisdictie van de uiteindelijke moederentiteit of surrogaatmoeder aan de Belgische administratie bekendmaken. 

Het groepsdossier en lokaal dossier

Omwille van het vrijblijvend karakter zijn de bepalingen betreffende het groepsdossier en het lokaal dossier niet opgenomen in de modelwetgeving van de OESO. De concrete implementatie van deze dossiers kan aldus verschillen van land tot land. Het groepsdossier geeft een overzicht van de multinationale groep, inclusief de aard van haar bedrijfsactiviteiten, de immateriële vaste activa, de intra-groep financiële verrichtingen en de geconsolideerde financiële en fiscale positie van de multinationale groep, haar complete bedrijfspolitiek en haar wereldwijde allocatie van haar inkomsten en economische activiteiten. Het lokaal dossier bestaat uit het algemene formulier en het inlichtingenformulier. De exacte inhoud en structuur van alle formulieren zal nog per koninklijk besluit worden vastgelegd.

Deze drie rapporten mogen, naast de gebruikelijke landstalen, ook in het Engels opgesteld worden. Deze tolerantie geldt echter enkel voor de rapportering zelf of voor een daaruit volgende controle. Voor elk ander gebruik van de formulieren kan dus een vertaling in één van de Belgische landstalen gevraagd worden.

Geldigheid van de documentatie

Deze nieuwe documentatieverplichtingen gelden voor de rapporteringsperiodes of boekjaren die beginnen vanaf 1 januari 2016. Zowel het landenrapport als het groepsdossier moeten binnen de 12 maanden na het afsluiten van het boekjaar van de multinationale groep ingediend worden. De indiening dient te gebeuren bij de administratie die bevoegd is voor de vestiging van de inkomstenbelastingen. Deze laatste zal vervolgens het landenrapport uitwisselen met de betrokken lidstaten en partners. Het lokaal dossier moet mogelijks al enkele maanden eerder aangeleverd worden. De Belgische groepsentiteit is immers verplicht om dit document met de aangifte mee te sturen.

Indien het landenrapport, het groepsdossier of het lokaal dossier niet, laattijdig of onvolledig worden ingediend, of wanneer de notificatieplicht niet wordt nageleefd, kunnen er administratieve boetes volgen die lopen van 1.250 EUR tot 25.000 EUR. De wet bepaalt dat deze boetes pas vanaf een tweede overtreding kunnen opgelegd worden.