Digitaliseren, zo zet u de eerste stap

Win efficiëntie

Neem altijd eerst het proces van uw huidige bedrijfsorganisatie nauwkeurig onder de loep. Tijdens deze analyse ontdekt u namelijk al snel de groeipijnen van uw onderneming. Zitten hier bijvoorbeeld achterhaalde tussenstappen? Of worden facturen nodeloos goedgekeurd terwijl een medewerker zelfstandig mag handelen binnen een bepaald budget?

Bij het in vraag stellen van de huidige manier van werken is vooral de vraag 'wat kan beter' van groot belang. Veelvoorkomende problemen bij een interne administratie zijn bijvoorbeeld de dubbele betaling van facturen, het verlies van kwitanties of restaurantnota's en het aanvragen van duplicaten. U kunt deze problemen echter snel oplossen door alle informatie te centraliseren. Een algemeen mailadres (zoals boekhouding@... of facturatie@...) zorgt er bijvoorbeeld voor dat alle facturen op één centrale plaats worden verzameld. Zo kunt u kastickets of kwitanties via een eenvoudige foto met uw smartphone bewaren en is de eerste stap naar een digitale administratie, zowel intern of via onsmyVandelanotte Accountancy-portaal, snel gezet.

Toch kunnen ook andere afdelingen binnen uw onderneming deze oefening doen. Misschien is een centrale opmaak van offertes en de hieraan gekoppelde facturatie wel een meerwaarde? Of kunt u dubbel werk vermijden door uit te gaan van een basismodel met daarin alle belangrijke informatie?

Doelen en behoeften, zo houdt u de balans

Het aanbod is enorm, de nodige budgetten voor implementatie evenredig. Zorg daarom steeds voor een lijst met prioritaire verbeterpunten. Dit kunnen zowel eigen vaststellingen als vaststellingen van uw medewerkers zijn. Op basis van deze lijst kunnen de tools worden afgetoetst nog voor ze worden ingevoerd. Deze 'wishlist' maakt het bovendien mogelijk om meteen inzicht te krijgen in de zogenaamde 'quickwins' van de vennootschap. Want ook kleine ingrepen kunnen voor verbetering zorgen.

Werkbaar?

Het ondoordacht aanschaffen van nieuwe programma's doet u maar beter niet. Ga daarom via uw persoonlijke lijst aan de slag en kijk of het pakket wel aan de verwachtingen voldoet. Zijn de voorziene oplossingen werkbaar binnen uw organisatie? Worden verbeterpunten afgevinkt of ontstaan er eerder nieuwe problemen? Doe de test en bespreek de lijst met uw medewerker(s). Het in vraag durven stellen blijft namelijk ook tijdens het veranderingstraject belangrijk.

Wat met morgen?

Vandaag investeren vraagt ook een blik op de toekomst. Is het pakket klaar voor de volgende stap? Is er bij een mogelijke groei voldoende ruimte om nieuwe modules te koppelen? Moeten andere afdelingen op termijn ook de koppeling maken of is het pakket er louter ter ondersteuning van de interne administratie of boekhouding? Hou rekening met een langetermijnvisie en uw ambities voor de bedrijfsvoering.

Wat wel en niet, en vooral waarom

Laat ons eerlijk zijn, het budget is niet oneindig. Daarom is het belangrijk om bij deze verbeterpunten in kaart te brengen wat nice-to-have en must-have is. Is het pakket modulair inzetbaar? Kan ik vanuit de opbouw van mijn offertes later ook bestellijsten opmaken? Is er een koppeling mogelijk met het boekhoudpakket? Is mijn facturatiepakket klaar voor digitale facturatie?

Samen doelen halen

Pols bij verschillende afdelingen of de wijzigingen wel haalbaar zijn. Verlies het uiteindelijke doel daarbij niet uit het oog, en evalueer tussentijds of de verwachte verbeterpunten nog steeds worden ingelost. Vraag ook raad aan externe partijen, zij zorgen namelijk voor een neutrale kijk en helpen de focus te behouden op het doel van deze oefening: het zetten van de eerste stap richting digitalisering.

Hebt u hulp nodig bij het digitaliseren van uw onderneming of hebt u vragen over dit artikel? Neem dan contact op met een van onze specialisten via contact@vdl.be.