Hoe voldoen aan de klokkenluidersregelgeving in de private sector?

Bedrijven moeten een intern meldingskanaal opzetten zodat medewerkers inbreuken gelinkt aan onder andere overheidsopdrachten, milieubescherming, privacy, volksgezondheid en anti-witwas (anoniem) kunnen melden. Van zodra uw onderneming meer dan 50 werknemers telt, bent u verplicht om een intern meldingskanaal te voorzien. Telt uw organisatie meer dan 250 werknemers? Dan moet het bovendien mogelijk zijn om een volledig anonieme melding te doen.

Wat moet er concreet gebeuren?

• Aanstellen van een onpartijdige meldingsbeheerder: de meldingsbeheerder is het aanspreekpunt voor klokkenluiders en laat weten welk gevolg er gegeven wordt aan de melding;
• Opleiden van medewerkers: medewerkers moeten geïnformeerd worden over de meldprocedure en weten hoe ze informatie kunnen melden zonder angst voor represailles. Medewerkers die betrokken worden bij de behandeling van de melding dienen eveneens opgeleid te worden omtrent het doel van de wetgeving en de vertrouwelijkheidsverplichting die op hen rust;
• Opstellen intern reglement: stel een intern reglement op waar medewerkers geïnformeerd worden over de inhoud van de wetgeving, de bescherming die ze krijgen alsook de mogelijke acties die ze kunnen ondernemen (interne melding, externe melding of openbaarmaking);
• Bijhouden van een register van meldingen: elke ontvangen melding moet intern geregistreerd te worden;
• Organiseren van een intern onderzoek: wanneer een melder de klok luidt, moet u in staat zijn om snel te reageren op het gerapporteerde incident en moet u een grondig onderzoek uitvoeren om de aantijgingen te bevestigen of te weerleggen;
• Beschermen tegen represailles: een melder wordt beschermd tegen represailles zoals ontslag, negatieve prestatiebeoordeling of andere vormen van straf. Klokkenluiders worden beschermd op voorwaarde dat zij, op het moment van de melding, redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de melding waarheidsgetrouw was. Deze bescherming geldt ook voor iedereen die verbonden is met de melder.

Wanneer treedt de wet in werking?

De wet treedt in werking vanaf 15 februari 2023. Ondernemingen met meer dan 50 werknemers en minder dan 250 werknemers krijgen uitstel tot 17 december 2023 (tenzij bepaalde uitzonderingssectoren). 

In elk geval raden wij aan om uw onderneming voor te bereiden op de invoering van het meldingskanaal. Dit kan inhouse opgezet worden, maar kan ook uitbesteed worden.

Sancties in geval van niet-naleving

Ondernemingen die bovenstaande verplichtingen omtrent interne meldingen, de registratie en de opvolging ervan, niet naleven kunnen administratieve sancties opgelegd krijgen van 2.400 tot 24.000 euro. Bovendien zijn ook strafrechtelijke sancties mogelijk.

Klokkenluiders die toch het slachtoffer zijn van represailles hebben recht op een schadevergoeding dat varieert tussen de 18 en 26 weken loon. Deze schadevergoeding kan niet worden gecombineerd met enige vergoeding wegens kennelijk onredelijk ontslag. In het geval de medewerker geen loontrekkende is, wordt de schadevergoeding vastgelegd op de werkelijk geleden schade.

Vragen over deze nieuwe wet? Neem dan contact op met één van onze experten. We helpen u graag!