Ruimere ficheverplichting: de puntjes op de i

De individuele fiche 281.10 en 281.20 maakt, wat de kosten eigen aan de werkgever betreft, het volgende onderscheid:

• Forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen;
• Forfaitaire vergoedingen niet overeenkomstig ernstige normen;
• Vergoedingen op basis van bewijsstukken.

De circulaire 2022/C/62 van 29 juni 2022 bepaalt dat, wat de eerste categorie betreft, het dan bijvoorbeeld gaat om:

• De forfaitaire vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt, die in de privésector als een ernstige norm voor de forfaitaire niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden aangemerkt (mits is voldaan aan bepaalde voorwaarden), zoals de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen en vergoedingen voor verblijfkosten;
• De forfaitaire thuiswerkvergoeding zoals bedoeld in de circulaire 2021/C/20 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk;
• De forfaitaire terugbetaling van kosten die het voorwerp uitmaken van een beslissing tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken;
• De forfaitaire terugbetaling van kosten waarvan het bedrag is bepaald volgens ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

We verwachten dat er controles zullen worden uitgevoerd naar aanleiding van de ruimere ficheverplichting. Mogelijks zullen de vergoedingen niet overeenkomstig ernstige normen met extra aandacht bekeken worden.

Daarom raden we aan om bewijsstukken, van de kosten waarvoor forfaitaire onkostenvergoedingen worden uitbetaald, bij te houden. Op die manier kunt u deze voorbereiding voorleggen in het geval van controle. Ook de terugbetaalde bedragen als eigen kosten van de werkgever moeten vermeld worden op de individuele rekening en de maandelijkse loonbrief.

Heeft u hierover vragen? Neem dan zeker contact op met uw dossierverantwoordelijke.