Verdere verduidelijkingen in de verruimde ficheverplichting voor onkostenvergoedingen

‘Vaste’ (‘forfaitaire’) kostenvergoedingen

Dergelijke vergoedingen worden niet terugbetaald op basis van werkelijk gedragen kosten, maar worden op forfaitaire basis geraamd. Voor een aantal onkosten voorziet de fiscus zelf in een forfaitaire raming (“ernstige norm”), bijvoorbeeld voor terugbetalingen van dienstreizen in België en de kilometervergoeding voor beroepsverplaatsingen met de eigen auto of (motor-/brom-)fiets. De werkgever kan ook andere uitgaven terugbetalen op forfaitaire basis. Het gaat hierbij o.a. om onkosten voor thuiswerk en representatiekosten.

Vanaf inkomstenjaar 2022 moet elke forfaitaire vergoeding met het bedrag op fiche opgenomen worden, ook als het gaat om forfaitaire vergoedingen waarvan het bedrag vastgesteld is op basis van "ernstige en met elkaar overeenstemmende normen". De sanctie bij het niet of niet correct opnemen op fiche houdt in dat de betreffende kost niet meer aftrekbaar is en dat er bovendien zelfs een afzonderlijke aanslag kan gevestigd worden.

‘Variabele’ vergoedingen

Hier betreft het de werkelijk gedragen kosten die kunnen worden terugbetaald op basis van bewijsstukken. We denken bijvoorbeeld aan de terugbetaling van kantoormateriaal dat eerst werd betaald door de werknemer of bedrijfsleider, maar waarbij de factuur op naam van de vennootschap werd opgesteld.

Vanaf inkomstenjaar 2022 zouden ook deze vergoedingen onderworpen zijn aan de ficheverplichting. Rekening houdend met het antwoord op een recente parlementaire vraag zou de loutere terugbetaling van voorgeschoten kosten echter niet op fiche moeten vermeld worden. De werknemer of bedrijfsleider heeft zich in dat geval beperkt tot het voorschieten van de betaling.

Als het daarentegen niet van meet af aan duidelijk is dat wat terugbetaald wordt een kost is die in naam en voor rekening van de werkgever of vennootschap gebeurt (bv. als de factuur niet op naam van de werkgever/vennootschap staat), dan moeten deze variabele kostenvergoedingen wel op fiche vermeld worden. Indien deze ficherapportering niet wordt nageleefd kan de belastingadministratie een administratieve boete
opleggen.

De recent gepubliceerde circulaire herneemt de visie van de minister. Het moet van in het begin duidelijk zijn dat de aankoopverrichting gebeurt door de vennootschap/werkgever en dat het bijhorende verantwoordingsstuk duidelijk de identiteit van de vennootschap/werkgever dient te bevatten. Een naamloos kostenbonnetje zal dus niet volstaan om te ontsnappen aan de rapportering van dergelijke terugbetaling.

Wenst u meer informatie hierover? Aarzel dan niet contact op te nemen met één van onze experten.