Prix de transfert : obligation de documentation pour les groupes internationaux

Quels documents dois-je déclarer ?

Dans la plupart des pays, les groupes plus grands sont tenus de rédiger et conserver une documentation sur toutes les transactions intragroupe. Les obligations peuvent varier d’un pays à l’autre, mais la documentation comprend généralement les documents suivants :

• Un fichier principal ou « master file » décrivant la structure du groupe, les transactions intragroupes existantes, et les méthodes de prix de transfert appliquées.

• Un fichier local ou « local file » détaillant les transactions intragroupe impliquant l’entité locale du groupe.

• Une déclaration pays par pays ou « country-by-country report » pour les grands groupes dont les revenus consolidés dépassent 750 millions d’euros.

Quelles sont les seuils pour l’obligation de déclarer une documentation ?

L’obligation de déclarer une documentation pour les sociétés belges appartenant à un groupe dépend des comptes annuels individuels du dernier exercice clôturé. La documentation des prix de transfert est toujours obligatoire si un ou plusieurs des seuils suivants sont dépassés :

• Le chiffre d’affaires dépasse 50 millions d’euros.

• L’effectif moyen est supérieur à 100 ETP.

• Le total du bilan dépasse 1 milliard d’euros.

Tenez bien compte du fait que les seuils peuvent varier d’un pays à l’autre. Dans de nombreux pays, les critères sont évalués sur une base consolidée, par exemple. Il est donc possible qu’un groupe ne soit pas soumis à l’obligation de déclarer une documentation en Belgique (parce que le chiffre d’affaires de la société belge est inférieur à 50 millions d’euros), mais qu’il doive bien déclarer une documentation à l’étranger si le seuil est dépassé sur une base consolidée.

Un exemple : un groupe avec une société mère belge avec un chiffre d’affaires de 40 millions d’euros, a aussi une filiale néerlandaise avec un chiffre d’affaires de 20 millions d’euros. Aux Pays-Bas, les entreprises sont obligées déclarer une documentation si le chiffre d’affaires consolidé dépasse 50 millions d’euros. Dans cet exemple, le groupe devra donc préparer un fichier principal et un dossier de groupe aux Pays-Bas, alors que ce ne sera pas le cas en Belgique.

De plus, dans certains pays, les seuils pour le fichier local sont différents de ceux du fichier principal. Au sein de l’UE, la Pologne applique des règles de déclaration très strictes, par exemple.

Un exemple : en Pologne, un fichier local doit toujours être déclaré si le chiffre d’affaires de la société polonaise dépasse 10 millions de złotys polonais (soit 2 millions d’euros). Si le chiffre d’affaires dépasse 10 millions d’euros, une analyse comparative ou « benchmarking » doit également être rédigée pour toutes les transactions intragroupe. À partir de 20 millions d’euros, l’établissement d’un fichier principal devient obligatoire.

Comment dois-je déclarer la documentation ?

La manière de déclarer la documentation à l’administration fiscale peut varier d’un pays à l’autre. Souvent, la documentation des prix de transfert est une annexe à joindre à la déclaration fiscale. Dans certains cas, la documentation doit être soumise séparément à une autre date (ultérieure). En Belgique, par exemple, le fichier local doit être déclaré en même temps que la déclaration à l’impôt des sociétés, tandis que le fichier principal doit être déclaré au plus tard un an après la clôture de l’exercice concerné.

Votre entreprise est active dans plusieurs pays ? Il est alors conseillé de bien vous renseigner à l’avance sur les différents seuils applicables à la documentation des prix de transfert et sur la manière dont ces seuils sont calculés. En effet, dans de nombreux pays, le non-dépôt (ou le dépôt tardif) de la documentation peut entraîner des amendes ou un renversement de la charge de la preuve.