Payroll en France : bien se préparer est la clé du succès !

La structure juridique adéquate, le numéro d’entreprise et le code d’activités  

Vous ne devez pas nécessairement créer une entité juridique distincte en France pour employer du personnel. Vous pouvez également le faire en tant qu’entreprise qui n’est pas établie en France. Fonder une succursale ou une société distincte en France peut malgré tout offrir certains avantages.

Quelle que soit la structure choisie, un numéro d’entreprise sera attribué à l’entreprise. Ce numéro unique permet d’enregistrer l’entreprise auprès des différents services en France. Le code sous lequel les activités de l’entreprise seront reprises (code NAF ou code APE) sera également défini. Ce code est déterminant pour le choix de la CCT.

Déterminer la CCT et rédiger le contrat de travail

Au moment de rédiger le contrat de travail, vous devez tenir compte d’une série de dispositions contraignantes du droit du travail français. Ces dispositions sont définies non seulement par la loi, mais aussi par la CCT. La loi française requiert en outre que le contrat de travail comprenne un certain nombre de mentions obligatoires comme la nature du contrat de travail, les données d’identité des deux parties, la date de début, la durée de la période d’essai, le lieu d’occupation, la durée de travail, la fonction, le salaire …

Affiliation à l’URSSAF

Tout employeur qui engage pour la première fois un travailleur doit en informer l’administration française en matière de sécurité sociale (URSSAF - Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale) afin d’obtenir la qualité d’employeur en France. Outre votre numéro d’entreprise, cette instance vous délivre également un numéro d’identification.

Affiliation au service de médecine du travail

Dans le cadre de l’obligation pour l’employeur de garantir la sécurité et la santé des employés au travail, celui-ci est tenu de s’affilier à un service de médecine du travail en France (Service de Prévention et de Santé au Travail).

Cette obligation revêt d’une part un caractère préventif, à savoir informer les employés et leur indiquer les risques professionnels inhérents à leur fonction. Elle revêt d’autre part un caractère consultatif qui consiste à évaluer l’incapacité de travail d’employés absents pendant une longue période, à effectuer un suivi périodique de la santé des employés, à fournir une assistance au moment d’entreprendre des actions contre certains risques, …

L’entrée en fonction de l’employé

Affiliation à l’URSSAF

Avant d’embaucher le travailleur, celui-ci doit s’affilier à l’URSSAF par le biais d’une DPAE ou Déclaration Préalable à l’Embauche. Grâce à cette déclaration, l’employé est également affilié à l’assurance accidents de travail, imposée par la loi en France. Il n’est pas nécessaire de souscrire une assurance distincte à cet effet. Les cotisations de cette assurance accidents de travail sont incluses dans le total de vos cotisations sociales mensuelles.

Une DPAE doit toujours être introduite en temps opportun et correctement, dans les 8 jours qui précèdent le début de l’occupation. Sans cela, l’occupation sera qualifiée de travail non déclaré en cas de contrôle de l’inspection du travail.

Assurances sociales obligatoires

Tout employeur, que son entreprise soit établie en France ou non, est tenu de prévoir trois assurances sociales obligatoires pour les employés : pension, prévention et frais de maladie.

L’assurance pension vient compléter la pension de base légale. L’assurance prévention intervient en cas d’incapacité de travail de longue durée mais temporaire, d’invalidité ou de décès. La troisième assurance sociale obligatoire est l’assurance frais de maladie qui intervient dans les frais médicaux en cas d’hospitalisation, de soins de routine, de dispositifs optiques et auditifs, de soins dentaires, … En outre, une gamme de produits de santé de base (comme des médicaments et des dispositifs médicaux) est aussi remboursée par le biais de cette assurance.

En France, la loi ou la CCT définit toujours des garanties minimums, mais l’employeur peut prévoir une extension de couverture s’il le souhaite.

Les données salariales mensuelles

Les données des fiches de salaire à traiter ne sont pas identiques chaque mois. Celles-ci comprennent souvent des données variables. Il peut par exemple s’agir d’heures supplémentaires qui ne sont pas prévues de manière structurelle dans le contrat de travail. Mais on peut aussi penser aux primes, boni, commissions, remboursements de frais propres à l’employeur, absences pour cause de maladie, congés, petits chômages, jours de travail à domicile, … Une analyse approfondie préalable des différentes possibilités et optimisations existant en France facilite l’embauche du travailleur.

Obligations collectives

Dans le cadre de la garantie de sécurité et de santé des employés au travail, l’employeur a aussi l’obligation légale de communiquer certaines informations aux employés, par le biais des affichages. Il s’agit d’une part des données de contact de l’inspection du travail, du service de médecine du travail et de certains numéros d’urgence. Cela concerne d’autre part le régime légal en matière de parité professionnelle entre les hommes et les femmes, d’égalité salariale entre les hommes et les femmes, d’interdiction d’intimidation morale et sexuelle, …

Il y a en outre lieu d’analyser les potentiels risques pouvant survenir sur le lieu de travail. Cette analyse est formalisée dans un ‘DUERP’ ou Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels. Pour compléter ce document, vous pouvez faire appel à un service spécialisé ou effectuer vous-même une première analyse du lieu de travail de l’employé qui sera ensuite affinée en concertation avec le médecin du travail.

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