Le vélo d'entreprise : un bon choix pour la planète, pour la santé et pour le portefeuille

Pourquoi le vélo d'entreprise est-il si intéressant ?

Aucun précompte ni cotisation sociale ne doit être retenu sur l'avantage de la mise à disposition d'un vélo, pour autant que le travailleur utilise effectivement le vélo pour ses déplacements domicile-travail.

Pour le salarié, le vélo sera exonéré d'impôt s'il opte pour la déduction des frais professionnels forfaitaires. En revanche, dans le cas de la déduction des frais professionnels réels, le vélo n'est pas exonéré et la valeur réelle doit être imposée. Pour cette raison, à partir de l'exercice d'imposition 2025 (revenus 2024), il sera obligatoire de déclarer l'avantage procuré par le vélo sur une fiche fiscale 281.10 .

Mise en place d'un programme de vélos d'entreprise

Étape 1 : Choix de l'achat ou de la location

L'employeur peut choisir d'acheter lui-même des vélos d'entreprise et de les mettre à la disposition du salarié. Toutefois, il est plus courant que l'employeur loue un vélo auprès d'une société de leasing. Bien que la location soit plus onéreuse pour l'employeur, elle offre un ensemble de services plus complet, y compris une assurance contre le vol et les dommages, et permet à l'employeur d’être déchargé du suivi pratique. En outre, l'employeur peut répartir le coût sur un leasing de 3 ou 4 ans.

Étape 2 : Mise au point du financement

Le vélo d'entreprise peut bien entendu être ajouté à l'enveloppe salariale existante des salariés en tant que composante salariale supplémentaire. Toutefois, le plus souvent, on opte pour la « neutralité budgétaire », afin que les coûts salariaux totaux de l'employeur n'augmentent pas. Dans ce cas, le salarié échange une partie de son salaire brut ou de sa prime de fin d'année (dans le cadre ou non d'un plan cafétéria) contre un vélo d'entreprise. Il est important que cet échange de salaire n'aboutisse pas à un salaire brut inférieur au salaire minimum sectoriel.

N'oubliez pas non plus qu'il existe une obligation générale pour tous les employeurs d'accorder une indemnité vélo aux travailleurs qui se rendent régulièrement au travail avec un vélo (d'entreprise). Le montant de cette indemnité dépend des règles sectorielles applicables. En l'absence de règles sectorielles, une indemnité vélo de 0,28 € s’applique par kilomètre (montant pour 2024).

Étape 3 : Préparation des documents nécessaires

Il est vivement recommandé d'élaborer une politique-vélo qui stipule tous les accords relatifs à l'utilisation du vélo de l'entreprise. Pensez aux accords concernant l'entretien du vélo, les conséquences en cas de vol ou de dommage, les accords concernant le départ de l'entreprise avant la fin du leasing, etc.

En outre, il convient de rédiger une annexe au contrat de travail dans laquelle le salarié accepte qu'une partie de son salaire soit convertie en vélo d'entreprise. En effet, une modification du salaire ne peut se faire qu'avec l'accord (écrit) du salarié. Cette annexe stipulera également que le salarié utilisera effectivement le vélo d'entreprise de manière régulière pour ses déplacements domicile-travail.

Vous avez des questions sur l’octroi d'un vélo d'entreprise et les formalités qui s'y rapportent ? N'hésitez pas à contacter l'un de nos experts.