Numérisation : par où commencer ?

Gagnez en termes d'efficacité

Analysez toujours minutieusement et avant toute chose le processus d'organisation actuelle de votre entreprise. En effet, au cours de cette analyse, vous découvrirez rapidement les problèmes de croissance de votre entreprise. Votre processus comporte-t-il par exemple des étapes intermédiaires obsolètes ? Ou une procédure d'approbation des factures superflue est-elle mise en place, alors qu'un collaborateur est autorisé à agir en toute autonomie dans les limites d'un budget déterminé ?

Dans la remise en question de votre méthode de travail actuelle, la question cruciale qui se pose c'est de savoir ce qui pourrait être amélioré. Le double paiement de factures, la perte de quittances ou de notes de restaurant et la demande de copies sont des exemples de problèmes courants dans une administration interne. La centralisation de l'ensemble des informations permet cependant de régler rapidement ces problèmes. Une adresse e-mail générale (telle que comptabilité@... ou facturation@...) permet par exemple d'assurer une collecte centralisée de toutes les factures en un point unique. Ainsi, vous pouvez sauvegarder des tickets de caisse ou des quittances en prenant une simple photo avec votre smartphone et voilà déjà le premier pas accompli sur la voie d'une administration numérique, tant en interne que par le biais de notre portail myVandelanotte Accountancy.

D'autres départements de votre entreprise sont toutefois également concernés par ce changement. L'établissement centralisé d'offres et la facturation y afférente représentent-ils peut-être une valeur ajoutée ? Ou un modèle de base renfermant toutes les informations importantes vous permettra-t-il éventuellement d'éviter de faire deux fois le même travail ?

Objectifs et besoins, voilà comment maintenir l'équilibre

L'offre est énorme et les budgets nécessaires pour la mise en œuvre sont proportionnels. Veillez dès lors, à tout moment, à disposer d'une liste des points à améliorer en priorité. Il peut s'agir tant de constations personnelles que de constatations de vos collaborateurs. Les outils peuvent être analysés par rapport à cette liste, avant même de les implémenter. Cette « liste de souhaits » vous donne en outre une idée immédiate de ce que l'on appelle les quick wins de la société. Car toute intervention aussi minime soit-elle permet d'améliorer la situation.

Est-ce faisable ?

Il est préférable de ne pas acquérir de nouveaux programmes de manière inconsidérée. Commencez donc par votre liste personnelle et examinez si le pack répond effectivement à vos attentes. Les solutions prévues sont-elles faisables dans votre organisation ? Les points à améliorer sont-ils cochés ou serez-vous plutôt confronté(e) à de nouveaux problèmes ? Faites le test et discutez de la liste avec votre (vos) collaborateur(s). En effet, il reste important d'oser remettre les choses en question, également au cours du processus de changement.

Qu'en est-il pour l'avenir ?

De nos jours, tout investissement demande également de se pencher sur les perspectives d'avenir. Le pack est-il prêt pour la prochaine étape ? En cas de croissance potentielle, existe-t-il une possibilité suffisante d'y relier de nouveaux modules ? À terme, d'autres départements doivent-ils également s'y connecter ou le pack vise-t-il simplement à assurer un support au département administratif ou au service de comptabilité interne ? Tenez compte de la vision à long terme et de vos ambitions en matière de gestion d'entreprise.

De quoi devez-vous ou ne devez-vous pas disposer et surtout pourquoi ?

Il faut voir les choses en face, le budget est limité. C'est pourquoi, il importe de faire l'inventaire de ce qu'il serait fabuleux d'avoir et ce qui est nécessaire. Le pack peut-il être utilisé de manière modulaire ? Aurez-vous également la possibilité d'établir ultérieurement des listes de commandes à partir de la structure de vos offres ? Le pack peut-il être relié au pack de comptabilité ? Votre pack de facturation est-il prêt pour la numérisation ?

Réaliser des objectifs conjointement

Examinez, auprès de différents départements, si les modifications sont vraiment faisables. Dans ce cadre, ne perdez pas l'objectif de vue et voyez entre-temps si les points à améliorer répondent toujours aux attentes. Demandez également conseil à des parties externes. En effet, elles pourront jeter un regard tout à fait neutre sur la situation et vous aideront à rester concentré(e) sur l'objectif : le premier pas vers la numérisation.

Vous avez besoin d'un coup de main dans la numérisation de votre entreprise ou vous vous posez des questions sur cet article ? N'hésitez pas à contacter l'un de nos spécialistes sur contact@vdl.be.