Obligation de fiche élargie des frais propres à l’employeur dès l’année de revenus 2022

Lorsqu’un travailleur ou un dirigeant d’entreprise engage des frais qui doivent être à charge de l’employeur ou de la société, le remboursement de ces frais n’est pas imposable pour le travailleur ou le dirigeant d’entreprise concerné. Les frais réels encourus peuvent être remboursés sur la base de pièces justificatives. Une autre méthode de remboursement des frais repose sur une base forfaitaire.

Le fisc prévoit lui-même une évaluation forfaitaire (« normes sérieuses ») pour quelques frais, par exemple pour les remboursements des voyages de service en Belgique et l’indemnité kilométrique pour les déplacements professionnels en voiture privée, vélo, moto ou cyclomoteur[HS1] ). L’employeur peut également rembourser d’autres dépenses sur une base forfaitaire. Il s’agit notamment des frais liés au télétravail et aux frais de représentation. L’évaluation forfaitaire de ces frais est surtout une question de fait.

Jusqu’à ce jour, les indemnités forfaitaires qui constituent un remboursement des frais propres de l’employeur devaient être justifiées via les fiches individuelles (fiche fiscale 281.10 pour les travailleurs et fiche fiscale 281.20 pour les dirigeants d’entreprise). Quant aux indemnités forfaitaires qui ne sont pas déterminées sur la base de normes sérieuses, le montant payé des frais remboursés devait être mentionné jusqu’à présent. Pour l’indemnité forfaitaire sur la base de normes sérieuses, l’indication « OUI, normes sérieuses » était satisfaisant. Pour l’indemnité déterminée sur la base de pièces justificatives, la mention « OUI, pièces justificatives » suffisait sur la fiche fiscale.

Ce n’est dorénavant plus le cas. Dès l’année de revenus 2022, une obligation de fiche élargie entre en vigueur et le montant total de tous les types d’indemnités de frais devra toujours figurer sur la fiche fiscale. Ce principe sera appliqué de manière générale pour tous les remboursements de frais propres de l’employeur versés à partir du 1er janvier 2022.

Vous avez des questions sur les frais propres à l’employeur ? N’hésitez pas à contacter l’un de nos experts via le formulaire ci-dessous.