Payroll in Frankrijk: een goede voorbereiding als sleutel tot succes!

De juiste juridische structuur, het ondernemingsnummer en de activiteitencode

Je hoeft niet per se een aparte juridische entiteit op te starten in Frankrijk om werknemers te werk te stellen. Dit kan ook als onderneming die niet in Frankrijk is gevestigd. Toch kan het oprichten van een succursale of een aparte vennootschap in Frankrijk bepaalde voordelen bieden.

Ongeacht de gekozen structuur zal aan de onderneming een ondernemingsnummer worden toegekend. Dit unieke nummer laat toe om de onderneming aan te melden bij de verschillende diensten in Frankrijk. Daarnaast zal bepaald worden onder welke activiteitencode (code NAF of code APE) de activiteiten van de onderneming zullen worden ondergebracht. Deze code is bepalend voor de keuze van de cao.

Het bepalen van de cao en het opstellen van de arbeidsovereenkomst

Bij de opmaak van de arbeidsovereenkomst dien je rekening te houden met een reeks dwingende bepalingen van het Franse arbeidsrecht. Deze bepalingen worden niet alleen door de wet, maar ook door de cao bepaald. Daarnaast vereist de Franse wet dat de arbeidsovereenkomst een aantal verplichte vermeldingen bevat, zoals de aard van de arbeidsovereenkomst, de identiteitsgegevens van beide partijen, aanvangsdatum, de duur van de proefperiode, de plaats van tewerkstelling, de arbeidsduur, functie, loon …

Aanmelding bij de URSSAF

Elke werkgever die voor de eerste maal een werknemer aanwerft, moet de Franse Administratie voor Sociale Zekerheid (URSSAF – Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale) hiervan op de hoogste brengen om de hoedanigheid van werkgever in Frankrijk te verkrijgen. Naast je ondernemingsnummer krijg je dan ook een identificatienummer bij deze instantie.

Aansluiting bij de arbeidsgeneeskundige dienst

In het kader van de verplichting van de werkgever om de veiligheid en de gezondheid van de medewerkers op het werk te garanderen, moet een werkgever in Frankrijk verplicht aangesloten worden bij een dienst voor arbeidsgeneeskunde (Service de Prévention et de Santé au Travail).

Enerzijds houdt deze verplichting een preventieve rol in, met name het informeren van de medewerkers en hen wijzen op de professionele risico’s van hun functie. Anderzijds is er de adviserende rol, die bestaat uit de beoordeling van de arbeidsgeschiktheid van medewerkers die langdurig afwezig waren, de periodieke opvolging van de gezondheid van de medewerkers, assistentie bij het ondernemen van acties tegen bepaalde risico’s …

De indiensttreding van de medewerker

Aanmelding bij de URSSAF

Vooraleer de werknemer in dienst treedt, moet hij of zij worden aangemeld bij de URSSAF via een DPAE of Déclaration Préalable à l’Embauche. Via deze aangifte is de medewerker tevens aangesloten bij de wettelijke arbeidsongevallenverzekering in Frankrijk. Je hoeft hiervoor geen aparte verzekering af te sluiten. De bijdragen met betrekking tot de wettelijke arbeidsongevallenverzekering zitten in je totale maandelijkse sociale bijdragen vervat.

Een DPAE moet steeds tijdig én correct gebeuren, vanaf 8 dagen voor de aanvang van de tewerkstelling. Zo niet, dan wordt de tewerkstelling bij controle door de arbeidsinspectie als zwartwerk gekwalificeerd.

Verplichte sociale verzekeringen

Iedere werkgever, ongeacht of je als onderneming gevestigd bent in Frankrijk of niet, moet drie verplichte sociale verzekeringen voorzien voor de medewerkers: pensioen, voorzorg en ziektekosten.

De pensioenverzekering bestaat uit een aanvulling van het wettelijk basispensioen. De voorzorgsverzekering komt tussen bij langdurige, maar tijdelijke arbeidsongeschiktheid, invaliditeit of overlijden. De derde verplichte sociale verzekering is de ziektekostenverzekering en komt tussen in de medische kosten bij hospitalisatie, routinematige zorg, optiek en auditieve hulpmiddelen, tandzorg … Daarnaast wordt ook een gamma aan basisgezondheidsproducten (zoals bijvoorbeeld medicijnen en medische hulpmiddelen) terugbetaald via deze verzekering.

De wet of de cao bepaalt in Frankrijk steeds minimale garanties, maar indien gewenst kan je als werkgever een uitgebreidere dekking voorzien.

De maandelijkse loongegevens

Niet iedere maand bevat dezelfde gegevens om de loonfiches te verwerken. Vaak treden er variabelen op. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om overuren, die niet structureel voorzien zijn in de arbeidsovereenkomst. Maar we denken ook aan premies, bonussen, commissies, vergoeding van kosten eigen aan de werkgever, afwezigheden omwille van ziekte, verlof, klein verlet, thuiswerkdagen … Een grondige voorafgaande analyse van de verschillende mogelijkheden en optimalisaties in Frankrijk, zorgt voor een vlotte opstart van de werknemer.

Collectieve verplichtingen

In context van het garanderen van de veiligheid en de gezondheid van de medewerkers op het werk, rust op de werkgever ook de wettelijke verplichting om bepaalde informatie te communiceren naar de medewerkers, via de zogenaamde affichages. Het gaat hierbij enerzijds om de contactgegevens van de arbeidsinspectie, van de dienst voor arbeidsgeneeskunde en bepaalde noodnummers. Anderzijds geldt dit ook voor de wettelijke regeling inzake de professionele gelijkheid tussen mannen en vrouwen, de gelijkheid van verloning tussen mannen en vrouwen, het verbod op morele en seksuele intimidatie …

Daarnaast moet er tevens een analyse gemaakt worden van de mogelijke risico’s die zich kunnen voordoen op de werkvloer. Deze analyse wordt geformaliseerd in een ‘DUERP’ of Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels. Voor de opmaak van dit document, kan je een beroep doen op een gespecialiseerde dienst of zelf een eerste analyse van de werkplek van de medewerker uitvoeren en deze eventueel verder verfijnen in samenspraak met de arbeidsgeneesheer.

Ben je op zoek naar een lokale partner om je te helpen bij de opstart van de payroll van jouw Franse medewerkers? Aarzel dan niet om contact op te nemen met onze experts!