Transfer pricing: documentatieverplichting voor internationale groepen

Welke documenten moet ik indienen?

Groepen met een zekere omvang zijn in de meeste landen verplicht om documentatie bij te houden over alle intragroepsverrichtingen. De verplichtingen kunnen per land verschillen. De documentatie bestaat doorgaans uit de volgende documenten:

• Een globaal dossier of master file waarin wordt uitgelegd hoe de groep is gestructureerd, welke intragroepsverrichtingen er bestaan en welke transferpricingmethodes worden toegepast.
• Een lokaal dossier of local file waarin de intragroepsverrichtingen waarbij de lokale groepsentiteit betrokken is in detail wordt uitgelegd.
• Een landenrapport of country-by-country report voor grote groepen met geconsolideerde opbrengsten hoger dan 750 miljoen euro.

Wat zijn de drempels voor documentatieplicht?

De documentatieverplichting voor Belgische groepsvennootschappen hangt af van de enkelvoudige jaarrekening van het laatste afgesloten boekjaar. De transferdocumentatie is altijd verplicht indien één of meerdere drempels worden overschreden:

• De omzet is hoger dan 50 miljoen euro.
• Het gemiddelde personeelsbestand is hoger dan 100 FTE.
• Het balanstotaal is hoger dan 1 miljard euro.

Hou er rekening mee dat de drempels per land kunnen verschillen. In veel landen worden de criteria bijvoorbeeld op geconsolideerde basis bekeken. Het is dus mogelijk dat een groep in België geen documentatie moet opstellen (omdat de omzet van de Belgische groepsvennootschap lager is dan 50 miljoen euro), maar dat dat in het buitenland wel moet gebeuren omdat de drempel op geconsolideerd niveau overschreden wordt.

Een voorbeeld: een groep heeft een Belgische moedervennootschap met 40 miljoen euro omzet en een Nederlandse dochteronderneming met 20 miljoen euro omzet. In Nederland moet geldt een documentatieplicht indien de omzet op geconsolideerde basis hoger is dan 50 miljoen euro. In dit voorbeeld zal de groep in Nederland dus een globaal dossier en een groepsdossier moeten opstellen, terwijl dat in België niet het geval is.

Daarnaast kunnen in bepaalde landen ook de drempels voor het lokaal dossier verschillen van de drempels voor het globaal dossier.  Binnen de Europese Unie heeft Polen bijvoorbeeld heel strikte documentatieregels.

Een voorbeeld: in Polen moet steeds een lokaal dossier worden ingediend indien de omzet van de Poolse groepsvennootschap het bedrag van 10 miljoen Poolse złoty (of 2 miljoen euro) overschrijdt. Indien de omzet meer dan 10 miljoen euro bedraagt, dan moet er ook een benchmarking worden opgesteld voor alle intragroepsverrichtingen. Vanaf 20 miljoen euro is het verplicht om een globaal dossier op te stellen.

Hoe moet ik de documentatie indienen?

De manier waarop u de documentatie bij de fiscale administratie moet indienen kan per land verschillen. Vaak vormt de transferpricingdocumentatie een bijlage die u samen met de aangifte indient. Het kan ook voorkomen dat de documentatie afzonderlijk op een andere (latere) datum moet worden ingediend. In België bijvoorbeeld moet u het lokaal dossier samen met de aangifte in de vennootschapsbelasting indienen, terwijl het globaal dossier ten laatste moet worden ingediend een jaar na de afsluit van het boekjaar waarop de documentatie betrekking heeft

Bent u actief in meerdere landen? Dan doet u er goed aan om u vooraf goed te informeren over de verschillende drempels voor transferpricingdocumentatie en de manier waarop deze berekend worden. In veel landen kan het niet (tijdig) indienen van de documentatie namelijk leiden tot boetes of tot omkering van de bewijslast.