La documentation des prix de transfert définie légalement

Le plan d'action BEPS, développé en 2013 à la demande du G20 par l'OCDE, est à la base de ces nouvelles obligations de documentation. Il contient 15 actions clés qui doivent combattre d'une part l'érosion de la base imposable et d'autre part le transfert de bénéfices vers des pays aux régimes fiscaux plus favorables. La treizième mesure se focalise sur une transparence accrue grâce à une réforme de la règlementation en matière de documentation des prix de transfert. Afin de pouvoir y parvenir, l'OCDE recommande une approche en trois étapes pour définir les obligations en matière de documentation : un rapport par pays (« Country-by-Country Report » ou « CBC-Report »), un fichier principal ( « Master File ») et un fichier local ( « Local File »).

Le rapport par pays

Seuls les groupes multinationaux avec un chiffre d'affaires brut d'au moins 750 millions d'euros sur base consolidée ont l'obligation de rédiger et d'introduire un tel rapport par pays contenant une vue d'ensemble de leurs activités mondiales. En principe, c'est la mission de l'entité mère ultime. Dans certains cas, une entité belge du groupe peut être obligée de servir d'entité mère de substitution. Le législateur belge a également adopté conjointement une obligation de notification pour les entités belges de groupes multinationaux. Ces dernières doivent communiquer à l'administration belge, au plus tard le dernier jour de l'année comptable du groupe multinational, l'identité et la juridiction de l'entité mère ou de l'entité mère de substitution ultime.

Le fichier principal et le fichier local

Les dispositions concernant le fichier principal et le fichier local ne sont pas reprises dans la loi type de l'OCDE de part leur nature facultative. La mise en œuvre concrète de ces dossiers peut ainsi différer d'un pays à l'autre. Le fichier principal donne un aperçu du groupe multinational, y compris la nature de ses activités, ses immobilisations immatérielles, ses opérations financières au sein du groupe, sa position financière et fiscale consolidée, sa politique entreprenariale complète et la répartition mondiale de ses revenus et de ses activités économiques. Le fichier local se compose d'un formulaire général et d'un formulaire de renseignements. Le contenu exact et la structure de tous les formulaires devront encore être déterminés par ordonnance royale.

En plus des langues nationales, ces trois rapports peuvent être rédigés en anglais. Cette tolérance ne vaut cependant que pour le rapport en lui-même ou pour un contrôle ultérieur en découlant. Pour toutes les autres utilisations des formulaires, une traduction peut être demandée dans une des langues officielles de la Belgique.

Validité de la documentation

Ces nouvelles obligations de documentation sont d'application pour les périodes de référence ou les années comptables qui débutent à partir du 1er janvier 2016. Le rapport par pays tout comme le fichier principal doivent être introduits endéans les 12 mois à compter de la fin de l'année comptable du groupe multinational auprès de l'administration compétente pour déterminer les impôts sur le revenu. Cette dernière va ensuite échanger le rapport par pays avec les états membres concernés et les partenaires. Le fichier local peut éventuellement être livré quelques mois auparavant. L'entité belge du groupe a en tout cas l'obligation d'envoyer ce document avec la déclaration.

Si le rapport par pays, le fichier principal ou le fichier local ne sont pas introduits, ou sont introduits tardivement ou de manière incomplète, ou lorsque l'obligation de notification n'est pas respectée, des amendes administratives, allant de 1250 euros jusqu'à 25.000 euros, peuvent être infligées. La loi stipule que ces amendes peuvent être appliquées dès la deuxième infraction.